Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия

Для чего нужна электронная подпись?

Прежде всего, такая подпись в гораздо большей степени подтверждает факт подписания документа (в данном случае, только электронного документа) определенным лицом. Обычную же личную подпись на бумажном носителе при нынешнем развитии технологий достаточно легко подделать.

Как оформить ЭЦП в налоговой для ООО подробнее можно здесь: https://stroyurist.ru/blog/kak-oformit-etsp-v-nalogovoy-dlya-ooo/.

Любят заявлять о подписании документов неустановленным лицом и налоговые органы, а это часто влечет за собой увеличение налоговой базы, штрафы и другие санкции. Независимая экспертиза личной подписи под значимыми документами не всегда может помочь, т.к. не во всех ситуациях позволяет подтвердить или опровергнуть факт подлинности из-за малого числа символов в подписи. Если же документ подписан электронной подписью, то сомневаться в ее авторстве уже не приходится. 

Обратите внимание, равнозначной собственноручной подписи признается только усиленная квалифицированная электронная подпись. Второе преимущество применения ЭП – это защита электронного документа от его несанкционированного изменения.

Бумажные документы, даже при наличии на них подлинной подписи, можно подделать или дополнить. Кроме того, они могут быть случайно повреждены, утеряны, украдены и т.д., а отсутствие бумажных документов не позволит подтвердить какой-либо значимый факт, ведь слово к делу не пришьешь.

Второе преимущество применения ЭП – это защита электронного документа от его несанкционированного изменения. Бумажные документы, даже при наличии на них подлинной подписи, можно подделать или дополнить. Кроме того, они могут быть случайно повреждены, утеряны, украдены и т.д., а отсутствие бумажных документов не позволит подтвердить какой-либо значимый факт, ведь слово к делу не пришьешь.

Третья причина, по которой применение электронной подписи будет развиваться и дальше – это возможности для совершения действий или получения информации, не выходя из дома. ЭП позволяет:

• подать документы на регистрацию ИП или юридического лица;
• совершать гражданско-правовые сделки;
• получать государственные и муниципальные услуги;
• вести защищенный документооборот;
• сдавать отчетность;
• работать с банковскими документами и распоряжаться средствами на расчетном счете;
• участвовать в госзакупках, торгах и тендерах;
• осуществлять другие юридически значимые действия.

Наконец, при ведении предпринимательской деятельности в некоторых случаях без электронной подписи уже не обойтись. Так, отчетность по НДС и по работникам (если их больше 25 человек) сейчас принимается только в электронном виде.

Сдача отчетности в электронном виде и дальше будет только развиваться, ведь такой способ снижает затраты труда и времени тех, кто отчетность принимает и сдает; уменьшает число технических ошибок при заполнении форм; защищает отчетность от несанкционированного исправления или просмотра.

Понятие и возможности ЭЦП

После принятия законодательства «Об электронной подписи», многие компании стали массово получать ЭЦП, понимая, насколько ее наличие упрощает ведение дел.

Электронная подпись представляет собой зашифрованные сведения, прикрепленные к электронному документу. Ее необходимость заключается в распознавании подписанта и зашиты сведений от их поправок со стороны третьих лиц.

Какие возможности открывает подпись:

• участие в электронных закупках;
• использование услуг различных онлайн порталов;
• взаимодействие с государственными органами и структурами;
• упрощение процедуры оборота документов;
• заключение договоров;
• подача исков и иных документов в суды;
• передача отчетности в электронном виде.

В последнее время, популярностью пользуется онлайн регистрация юридических лиц или подача налоговой декларации. Для такой процедуры требуется электронная подпись.

Как получить ЭЦП:

https://youtube.com/watch?v=RjBmUOMU1ek

ЭЦП является незаменимым инструментом для участников закупок. После принятия соответствующих федеральных законов, многие субъекты хозяйственной деятельности стали участниками процедур торгов и аукционов. ЭЦП требуется как для заказчиков, так и для поставщиков, так как многие закупки проходят на торговых электронных площадках.

Электронный сертификат является отличным помощником для бухгалтеров, регулярно сдающих отчетность. Особенно, если речь идет о бюджетных учреждениях, работающих с государственными органами, включая казначейство.

Чтобы ощутить все преимущества работы с электронной подписью, юридическому лицу следует пройти этапы подготовки документов для дальнейшего ее получения.

Плюсы и минусы ЭЦП

Популярность использования электронной подписи юридическими лицами обусловлена следующими положительными моментами:

• высокий уровень защиты документов от подделок;
• снижение рисков копирования или подделки подписей;
• быстрое проведение идентификации;
• сделки проводятся в онлайн-режиме, что экономит время;
• оформление сразу нескольких ключей, разделяющих полномочия между сотрудниками.

Несмотря на положительную тенденцию применения подписи, имеются и отрицательные стороны ее использования:

• электронный вариант подписи накладывает на лицо, ее поставившего, те же обязанности, что и несет в себе аналог;
• увеличивается риск кражи носителя ЭЦЦ, поэтому, следует иметь безопасное место для его хранения;
• функционирование подписи невозможно без наличия программного обеспечения, которое приобретается за отдельную плату.

Несмотря на все отрицательные стороны, электронная подпись существенно облегчает работу многих юридических лиц, что говорит о необходимости ее приобретения.

Виды электронных подписей

Согласно нормам законодательства, различаются три типа ЭЦП:

• простая – комбинация логина и пароля, подходящих для использования при входах на сайты, сервисы, оплаты услуг и товаров в режиме онлайн;
• усиленная – требуется для проверки лица, поставившего свою подпись, создается при помощи криптографического преобразования документа в электронной форме;
• усиленная квалифицированная – защищенный вариант подписи, позволяющий распознавать личность пользователя, подходит для крупных фирм, где правом подписи наделены сразу несколько уполномоченных субъектов.

Каждый из видов подписей несет определенные функции и выбор зависит от работы юридического лица, для каких целей требуется ее приобретение, какое количество лиц будут пользоваться и пр.

Каких видов бывает ЭЦП? 

Как работает: сертификаты

Электронная подпись состоит из двух принципиальных частей:

1. Сертификат для удостоверения подписывающего.
2. Криптографическая часть для проверки подлинности документа.

Грубо говоря, ЭП должна гарантировать, что документ подписали именно вы и что вы подписали именно этот документ. 

В сертификате хранятся данные о владельце подписи:

• кто владелец этой подписи;
• открытый ключ для проверки подписи;
• когда заканчивается срок действия подписи;
• какого уровня документы можно подписывать этой подписью;
• кто выдал сертификат;
• и другие служебные данные.

Но смысл сертификата не в том, что там хранятся эти данные, а в том, кто эти данные туда положил. В России сертификаты и ЭП выдают специальные удостоверяющие центры — это компании, которые гарантируют, что сертификат выдаётся именно тому, кто в этом сертификате указан.

Чтобы получить сертификат, вы приходите лично в эту компанию (удостоверяющий центр), показываете документы, фотографируетесь. Вас заносят в базу удостоверяющего центра и выдают ключи электронной подписи. Так все участники электронного документооборота будут уверены, что все документы, подписанные вашими ключами, подписаны именно вами. 

Где какой вид ЭП требуют

Сфера применения цифровых сертификатов зависит от их степени защиты:

1. ЭП часто используется для входа в интернет-банк и действий с банковской картой, при формировании электронных обращений в органы власти. Чтобы этот вид утверждения документов равнялся подписи на бумаге, оформите дополнительное соглашение.
2. УНЭП разрешена к применению для утверждения тех документов, где печать не обязательна. Например: бухгалтерская отчетность, налоговые декларации, некоторые виды договоров. Для признания подписи равнозначной собственноручной потребуется соглашение.
3. УКЭП равнозначна собственноручной подписи владельца. Утвержденные этим сертификатом документы имеют ту же юридическую силу, что и документы, утвержденные в бумажном виде без оформления дополнительных соглашений.

Вот для чего нужна ЭЦП физическому лицу в 2020 году:

• перевод денежных средств;
• взаимодействие с налоговой;
• поступление в учебное заведение без личного присутствия независимо от его местонахождения;
• оформление кредита;
• перевод пенсии на карту;
• оформление трудового договора;
• снятие или постановка на регистрационный учет по месту жительства;
• регистрация ИП, создание юридического лица;
• возможность участия в торгах;
• подача заявления в суд;
• оформление патента.

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

• Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
• Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
• Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю. 

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

• на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
• на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
• третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны. 

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

• Для электронной документации не нужна бумага.
• Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
• Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

• для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
• для ведения кадровой документации;
• для финансовой отчетности и уплаты налогов;
• при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

• подать заявление/жалобу/запрос;
• подтвердить подлинность отсылаемых документов;
• оплатить расходы/налоги/сборы;
• провести платеж/ перевод денег
• послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.